Groningen Congres Bureau

De week van... Jaap Westerhuijs!

Als ‘starter’van het Groningen Congres Bureau in 1996 inmiddels 16 jaar actief in Noord Nederland. Zie: www.gcb.nl Initiatief tot de totstandkoming van het congresbureau lag in 1995 bij de Rijksuniversiteit-, de Gemeente en de Provincie Groningen. Vanaf 2003 kent het GCB de autonome stichtings vorm, met voornoemde partijen in het bestuur. De bedrijfsvoering is uniek te noemen, want het GCB is het enige regionale congresbureau met, behalve de marketing- en promotietaken, ook een succesvolle commerciële pco taak.

Ubbo Emmius Colleghie
In 1997 heeft, op initiatief van het Groningen Congres Bureau, een
gezelschap van congres initiatoren uit de wetenschapswereld en het bedrijfsleven in Groningen zich verenigd in het Ubbo Emmius Colleghie. Dit Colleghie, in 1997 geïnstalleerd door de Commissaris van de Koningin in de Provincie Groningen, de Burgemeester van de stad Groningen en de Rector Magnificus van de Rijksuniversiteit Groningen, heeft als doelstelling Groningen als ontmoetingsplaats verder uit te bouwen. Educatie in het kader van congresorganisatie is hier een belangrijk aspect van. Inmiddels een illuster gezelschap bestaande uit lieden die hun sporen met de int. congressen in het Noorden verdiend hebben. Totaal ruim 70 leden, die als congres ambassadeurs van Groningen, het GCB met raad en daar terzijde staan. Ieder jaar wordt er een middag georganiseerd met een educatief element. En tijdens dat evenement worden de nieuwe leden geïnstalleerd. Een feestelijke bijeenkomst waar de Commissaris van de Koningin, Rector Magnificus en de Burgemeester bij toerbeurt de installatie verrichten.

Woensdag 7 december vond de 2011 editie
plaats. zie ook: www.gcb.nl. - Ubbo Emmius Colleghie.

Maandag
09.00 Werkoverleg. Samen met de collegae lopen we de afgelopen
week en de nieuwe week door. Afgelopen week werden de puntjes
op de “I” gezet met betrekking tot de a.s. UEC woensdag. In die
afgelopen week hadden we ook het internationale jaarcongres van
de Int. Kidney Association in de stad, waar het GCB in opdracht van
het UMCG als pco nauw bij betrokken was. De verzorging van de
hotelreserveringen en de organisatie van twee diners, waarvan één
in de monumentale Martinikerk, lagen in onze handen. Prima verlopen allemaal. We lopen vandaag verder door het draaiboek voor a.s. woensdag en we kunnen concluderen dat het geheel goed op de rit staat. Rick, onze stagiair, heeft de UEC middag als zijn project begeleidt. Samen brengen we een laatste bezoek aan de locatie: congres-en vergadercentrum Het Kasteel, waar we met directeur Hennie Boelens het programma nog een keer van A tot Z doorlopen. Moet goed gaan woensdag!

Dinsdag
Afspraak met een Professor uit de RUG. Hij heeft zich kandidaat
gesteld voor de organisatie van een wetenschappelijk congres in
2013 en heeft ons gezamenlijk uitgebrachte bid gewonnen! Komt
nu praten over de verdere invulling van de plannen, want het GCB
wordt zijn pco. Samen met GCB collega Mariska Pater bereiden
we een stappenplan voor tot de executiedatum in 2013. De man
gaat ‘tevreden’ de deur uit, want hij hoeft zich nu alleen nog maar
over de inhoud van zijn congres te bekommeren. Het logistieke deel doet het GCB. Verder die dag nog een afspraak met Grafisch Bureau G2K, Marketing Groningen en de Provincie Groningen. Gezamenlijk produceren we nl. de 3e versie van een boekje genaamd “Groningen: Feel Free To…….” Dit boekje wordt via de congresbalies en de congrestassen verspreid onder de internationale congresdeelnemers, die Groningen weer aan zullen doen. ’s Avonds een diner bijeenkomst van de Commercieele Club Groningen in Landgoed de Coendersborg meegemaakt. Een ideale netwerk bijeenkomst!

Woensdag
The Big Day. Om 10.00 vertrekken we richting Het Kasteel om
de laatste voorbereidingen voor onze Ubbo Emmius Colleghie
educatieve middag te treffen. De titel van de middag is trouwens:
“Congresseren in de Toekomst - Kansen voor Groningen”. De zalen zien er al pico bello uit. Om 12.00 arriveert het Presidium en wordt de lunch geserveerd. Om 12.30 de fotograaf om een foto van het voltallige Presidium te maken. We zijn nu zowaar een keer compleet! De gasten beginnen tegen 13.00 binnen te druppelen,
inclusief de 2 keynote speakers: Prof.dr. Sibrand Poppema, voorzitter College van Bestuur van de RUG en Dr. Judith Chapman, Executive Director of the International Society of Blood Transfusion (ISBT). Van de 75 aanmeldingen zijn er uiteindelijk 70 aanwezig.
Prima opkomst dus. Ikzelf mag de aftrap geven en sluit af met
de mededeling dat we de bestedingen van de internationale congresdeelnemers de komende 10 jaren op willen schroeven naar in totaal € 500 miljoen, gerekend vanaf de oprichting in 1996. Een mededeling die door de pers gretig opgepakt wordt! Het programma die middag verloopt voorspoedig. Ook het interactieve deel waarin we de aanwezigen vragen om met suggesties te komen voor het 2e deel van het thema “Kansen voor Groningen”,
levert sublieme suggesties op. Om 16.45 arriveert stipt op tijd de
Burgemeester van Groningen, Peter Rehwinkel. In een wervend
betoog juicht hij het congresseren in Groningen toe. Daarna volgt
het officiële gedeelte, waarbij 10 nieuwe leden van het Ubbo Emmius Colleghie geïnstalleerd worden. Alle 10 hebben in 2010 een internationaal congres van formaat in het Noorden georganiseerd. Als blijk van waardering hiervoor ontvangen ze naast de mooie woorden een fraaie Oorkonde uit handen van de Burgemeester. Ook wordt melding gemaakt dat ze binnen 5 jaar weer een nieuw congresinitiatief moeten nemen, anders einde lidmaatschap. Zo hou je het gezelschap actief! De middag wordt besloten met een gezellige netwerkborrel met aansluitend een mooi buffet. Bijna iedereen is nog aanwezig, hetgeen toch wel bijzonder genoemd mag worden.

Donderdag
De dag begint als: The day after the night before. Onder het genot
van een kop koffie, met de collegae, wordt de UEC woensdag geëvalueerd en we komen tot de conclusie dat we het weer “geflikt” hebben. De schrijvende pers heeft het persbericht overgenomen, bij de lokale tv zenders staat het op teletekst. Wij zelf hebben het gistermiddag al getwitterd en op Facebook geplaatst. Reacties van alle kanten. Om 11.00 afspraak met de directieleden van Enneus, een jong enthousiast onderzoeksbureau. Met hun willen we afspraken maken over het online enqueteren van int. congresdeelnemers, m.b.t. hun verblijf in Noord Nederland. Ervaringen en bestedingen zullen de kernwoorden worden. Eind van de middag nog naar een receptie in Martiniplaza, ter ere van het afscheid van de directeur van het Technologie Centrum Noord-Nederland. Ook daar weer netwerk kansen te over. Verder is vandaag de Bibliotheek Twee Daagse (B2D) in MartiniPlaza van start gegaan. Een nationaal congres, met ruim 800 deelnemers, waarvoor wij de hotel reserveringen verzorgen. GCB bezet dan ook de hoteldesk deze middag. De avond wordt besloten met een gezellig diner in het recent geopende restaurant Weeva. Op uitnodiging van de directie van het Martinihotel, waarvan het restaurant een onderdeel is, zijn een aantal Groningse hoteliers
hierbij aanwezig. Een jarenlange restaurant traditie - Weeva
(“Woon- En Eethuis Voor Allen”) is weer in ere hersteld. Dat het
restaurant een succes wordt mag blijken uit de inmiddels gemiddeld 100 couvert per avond.

Vrijdag
In de ochtend een vergadering van het Bestuur van het University
Guesthouse. Sinds kort ben ik op verzoek van de RUG tot
het bestuur toegetreden. Het Guesthouse is het eigen hotel van de
universiteit. Het telt na de laatste uitbreiding inmiddels 56 kamers
en wordt uitsluitend gebruikt door en voor gasten van de RUG. Een
leuke vergadering, waarbij ik hopelijk mijn hotel marketing kennis
van zaken aan zal kunnen wenden. Een snelle lunch met een bevriende relatie levert weer een aantal nieuwigheden op, die volgende week in de GCB bestuursvergadering van pas kunnen komen! Eind van de middag een gezellige Kerstborrel met “de makelaars van beneden”. Onze beneden buren zijn dit jaar aan de beurt en pakken flink uit. Wel een beetje vroeg voor de Kerst, maar dit was de enige datum dat we er allemaal bij kunnen zijn. Vandaar. De champie smaakt er absoluut niet minder om!