Groningen Congres Bureau

Zeg je Groningen Congresbureau, zeg je Jaap Westerhuijs. De man die het Groningen Congresbureau groot heeft gemaakt en daarmee Groningen en omgeving een fikse economische impuls heeft gegeven. Sinds de oprichting van het bureau, afgelopen januari precies 15 jaar geleden, hebben de talloze congressen gezorgd voor een gezamenlijke spin-off van enkele honderden miljoenen euro’s.

Het had wat voeten in aarde maar uiteindelijk heeft Jaap Westerhuijs nog een klein gaatje in zijn agenda weten te vinden. Het is drukdrukdruk, zegt hij. Maar voor nu gaat de telefoon uit, de deur dicht en blijft de email even ongelezen. Hij heeft zich goed voorbereid op het gesprek: op tafel ligt een flinke stapel printjes, folders en certificaten en aan het eind van het gesprek, als hij ter controle een papiertje van zijn bureau vist, zal blijken dat hij vooraf al een en ander heeft opgeschreven. ‘Wat punten waar ik het graag over wil hebben’, grijnst hij. Om lachend toe te voegen dat hij ‘soms best een controlfreak is’.

Het Groningen Congresbureau heeft een kantoor in een statig herenpand aan de Ubbo Emmiussingel aan het randje van de Groninger binnenstad. ‘Een perfecte locatie’, vindt Westerhuijs, wijzend op het Groninger Museum en het station die zich beide op steenworp afstand bevinden. ‘Zelfs het parkeren is hier, zo vlakbij het stadscentrum, geen enkel probleem.’ Blij als hij is met het onderkomen, dat hij en zijn drie vaste medewerkers zo’n twee jaar geleden betrokken, zit er zelfs een korte rondleiding in. Drie ruimtes telt de verdieping van Westerhuijs, en ook nog een klein keukentje.

Voor het begin van het Groningen Congresbureau moeten we terug naar midden jaren negentig. Slechts sporadisch – gemiddeld zo’n zeven keer per jaar – was Groningen in die tijd de thuishaven van een groot, internationaal congres. Een speciaal bureau dat zich bezig hield met het organiseren van symposia en conferenties was er niet, laat staan dat er een organisatie bestond die primair als doel had het Noorden, en dan met name Groningen, op de kaart te zetten als congresstad bij uitstek. ‘Maar de behoefte was er wel, vooral vanuit de Rijksuniversiteit’, herinnert Westerhuijs zich, die in diezelfde periode benaderd werd door Gerrit van Werven, toen nog directeur Economische Zaken bij de gemeente Groningen. ‘Hij vroeg me of ik het leuk zou vinden een congresbureau van de grond te tillen.’

Die taak leek Westerhuijs op het lijf geschreven. Vanwege zijn netwerkkwaliteiten, maar niet in de laatste plaats vanwege zijn ervaringen als directeur van Top of Holland, een samenwerking van de noordelijke VVV’s met als doel zoveel mogelijk internationale toeristen naar het Noorden te halen. In de jaren daarvoor nog, van begin jaren tachtig tot begin negentig, werkte Westerhuijs als directeur sales & marketing voor een aantal vooraanstaande congreshotels en als projectmanager bij de RAI.

Hoewel Westerhuijs de nieuwe uitdaging graag en met beide handen aangreep, had hij wel een voorwaarde: het bureau moest niet louter en alleen gaan draaien op subsidies. ‘Ik zag de bui al hangen: net als de boel een beetje loopt, wordt de kraan dichtgedraaid en sta je met lege handen’, verklaart de directeur. Om dat te voorkomen, en financieel onafhankelijk te zijn van derden, besloot Westerhuijs zich ook toe te leggen op het organiseren van congressen. Het bleek een lucratieve gedachte: van de zeventig internationale congressen die op jaarbasis gemiddeld in de regio plaatsvinden, worden zo’n dertig georganiseerd door het GCB.

Sinds het ontstaan van het bureau, dat het certificaat Erkend Congresbedrijf mag voeren, heeft het aantal congressen en seminars dat in Groningen en omgeving plaatsvindt een behoorlijke ‘boost’ gekregen. Westerhuijs tovert ter illustratie een tabel tevoorschijn. Werden er in 1996, het jaar waarin het bureau werd opgericht, nog achttien internationale congressen georganiseerd, in 2009 waren dat er een kleine zeventig. ‘Begin jaren negentig’, wijst de directeur in de tabel, ‘ging het zelfs maar om een stuk of zeven a acht per jaar.’ Inmiddels staat de regio Groningen al weer 7 jaar in de top 5 van Nederlandse congressteden.

Een resultaat om trots op te zijn dus. Temeer daar de congressen zorgen voor een aanzienlijke economische spin-off. ‘De economische waarde van een congres wordt nog wel eens onderschat, maar geheel onterecht’, bezweert Westerhuijs, wijzend naar een onderzoek uit 2010. Uit dit onderzoek bleek dat de gemiddelde congresbezoeker zo’n 395 euro per dag uitgeeft, beduidend meer dus dan de 70 euro van een gemiddelde toerist. ‘Alle branches in de hele noordelijke regio profiteren mee: hotels, winkels, restaurants, taxibedrijven, congresaccommodaties, noem maar op. De spin-off is dus enorm.’ Om toe te voegen dat internationale congressen het Noorden alleen al in 2009 ruim 19 miljoen euro opleverden, tegen ‘slechts’ 3,6 miljoen in 1996. ‘Alleen al tussen 1996 en 2009 gaat het om een bedrag van ruim 233 miljoen euro.’ De directeur haast zich te zeggen dat het een misvatting is dat het vooral de goedbetaalde, internationale wetenschappers zijn die tijdens een congresbezoek de portemonnee trekken. ‘Wat dat betreft heb ik afgelopen jaren een hoop geleerd’, lacht Westerhuijs. ‘In Groningen hebben we eens congressen gehad waar 1100 internationale kantklossers en een 400 uilenliefhebbers uit de hele wereld op af kwamen. Bakken met geld hebben ze uitgegeven.’

Het leeuwendeel van dat geld komt volgens Westerhuijs terecht in stad en provincie Groningen. In Friesland en Drenthe vinden nu eenmaal minder congressen plaats, al maakt het GCB wel vaak gebruik van de hotels in deze provincies. ‘Of ze het daar nu leuk vinden of niet: Groningen is en blijft de hoofdstad van het Noorden.’ Iets dat de stad niet in de laatste plaats te danken heeft aan de aanwezigheid van een universiteit en universitair medisch centrum. ‘Groningen is een compacte stad: alles is aanwezig en meestal op loopafstand, of in ieder geval gemakkelijk, bereikbaar. De RUG, het UMCG, de Oosterpoort, Martiniplaza, Hanze Plaza, het Groninger Museum, een bruisend uitgaansleven: we hebben het hier allemaal. En hoewel Groningen over voldoende hotels beschikt, zou een vier sterren-hotel met 150 kamers in het Forum op de Grote Markt het plaatje pas echt compleet maken, vindt Westerhuijs. ‘Het zou de ideale, commerciële invulling van het Forum zijn’.

‘Groningen ver? Welnee. Voor internationale gasten is die twee uur in de trein van Schiphol naar Groningen geen enkel probleem. Sterker nog, ze vinden het uitstekend geregeld: ze gaan in Amsterdam op de trein en stappen er zonder overstappen op het laatste station weer uit. ‘Peanuts!’ vinden ze het. Hoe kleiner het land, hoe bekrompener er over relatief kleine reisafstanden gedaan wordt, vindt Westerhuis, verwijzend naar westerlingen. ‘Zodra ‘men’ vanuit de Randstad naar Groningen moet reizen, is de wereld te klein. ‘Helemaal daarheen?’, is dan de reactie. Zo overdreven. Alsof je in de spits in een uurtje van Amsterdam naar Den Haag rijdt?!’Bovendien: ‘Wij zijn toch ook om 09.00 uur op een afspraak elders in het land?’ Westerhuijs kijkt op zijn beurt liever naar de voordelen van het Noorden. Geen files dus, en belangrijker nog: de prijzen liggen hier aanzienlijk lager dan in de Randstad. ‘Hier ben je voor een hotelovernachting of een congresaccommodatie zo’n dertig procent goedkoper uit dan in Noord- of Zuid-Holland.’

Kortom: het Noorden, en dan in het bijzonder Groningen, heeft genoeg te bieden, is goedkoper en is makkelijk bereikbaar. Rest de vraag hoe je vervolgens een congres naar de regio toehaalt. Voor een aanzienlijk deel lukt dat met dank aan het Ubbo Emmius Colleghie: een groep van ervaringsdeskundigen die afgelopen jaren een of meerdere wetenschappelijke congressen heeft georganiseerd. Het adviescollege, dat het gedachtegoed van het congresbureau uitdraagt, werd in 1997 door Westerhuijs opgericht na een rondvraag onder Groningse wetenschappers wie in hun omgeving ooit een congres had georganiseerd. De namen die daaruit rolden, mochten toetreden tot het Ubbo Emmius Colleghie. ‘Voorwaarde is wel dat je afgelopen vijf jaar minimaal één congres moet hebben geïnitieerd’, licht hij toe. Het nut van het Colleghie heeft zich afgelopen jaren ruimschoots bewezen: het leeuwendeel van de congressen dat in Groningen plaatsvindt, heeft een wetenschappelijk karakter. ‘In totaal zijn er zo’n negenhonderd actieve wetenschappelijke verenigingen die regelmatig een congres organiseren, dus wat dat betreft kunnen we nog wel even vooruit. En als we ze allemaal gehad hebben, beginnen we gewoon weer van voren af aan’, grijnst hij.

Westerhuijs geeft toe: het zijn inderdaad wetenschappelijke conferenties die domineren. Reden genoeg dus om komende jaren eens de focus te leggen op het lokken van bedrijfscongressen naar de noordelijke regio. Met het initiatief ‘Kom proeven in Groningen’ is onlangs al een behoorlijke slag gemaakt. ‘Groningen is voor 2011 verkozen tot ‘hoofdstad van de smaak’. Samen met de hotels en Marketing Groningen werd besloten daar eens iets mee te doen.’ Dat ‘iets’ werd een kennismakingsweekend in Groningen waarvoor bijna duizend beslissingsbevoegden van uiteenlopende ‘corporate companies’, zoals ABN AMRO, Sanoma Uitgevers, Achmea en FrieslandCampina, werden uitgenodigd. ‘Specifiek de personen die binnen een groot bedrijf verantwoordelijk zijn voor het organiseren van congressen, evenementen, meetings en grote vergaderingen kregen hiervoor een uitnodiging in de vorm van een menukaart met als titel ‘Kom proeven in Groningen’.

Een succes was het, zegt Westerhuijs, want ruim veertig ‘beslissingsbevoegden’ meldden zich aan om, samen met hun partner, in twee dagen tijd eens goed kennis te maken met Groningen en de mogelijkheden die de stad en provincie te bieden hebben. De directeur kan niet anders dan tevreden terugblikken op een meer dan geslaagd weekend. ‘De ontvangst vond plaats op Nienoord in Leek, waarna onder andere een rondleiding door de stad, een presentatie in Martiniplaza, een diner in de Oosterpoort, een concert van het NNO en een nachtwandeling met cafébezoek op het programma stond.’ De volgende dag was er in de Freylemaborg in Slochteren, Westerlee, Midwolda, Middelstum en Garnwerd een ‘Running Brunch’ met typisch Groningse gerechten. En de reacties van de genodigden? ‘Stomverbaasd waren ze!’, roept Westerhuijs. ‘Ze hebben een stukje verborgen Nederland ontdekt’, lacht hij. Vooral Martiniplaza viel bij de gasten in de smaak. ‘Een schitterend, maar ook compleet complex. Drie grote zalen, vijftien subzalen, 15 duizend vierkante meter aan expositieruimte en 1500 parkeerplekken: daar waren ze wel van onder de indruk. En dan hebben we het nog niet eens over de imposante entreehal en de rode pluchen stoelen.’ Westerhuijs haast zich te zeggen dat het weekend zijn eerst vruchten al heeft afgeworpen. ‘Naar aanleiding van ‘Proeven in Groningen’ vindt in december in Groningen een tweedaags congres plaats met 750 deelnemers. Mooi toch?!’

Hoe leuk en uitdagend Westerhuijs zijn baan ook vindt, hard werken is het wel. ‘Ik maak lange dagen en netwerk wat af. Ik ben lid van de Commercieele Club Groningen, de Hanzesociëteit, VNO NCW Noord, MKB, NVPR en NPS. Op nationaal niveau heb ik dan nog regelmatig overleg met het Nederlands Congres Bureau en bezoek ik bijeenkomsten van de Meeting Professionals International, en dan nog heb ik ze allemaal niet gehad. Een avondje thuis op de bank? Het gebeurt maar zelden. Er is altijd wel een netwerkbijeenkomst waar ik bij wil zijn. Bijna iedereen die je daar ontmoet is wel lid van een of andere organisatie, club of bond waarvoor weleens een congres georganiseerd wordt. Het is aan mij de taak hen te motiveren zo’n conferentie of symposium eens naar Groningen te halen.’ Enthousiast: ‘Wees ambassadeur van de stad en stel je kandidaat’.

En dan zijn er ook nog de congressen, die vaak tot ’s avonds laat doorgaan. ‘Ik vind dat ik daarbij aanwezig moet zijn. Op die manier toon je meerwaarde, maar kun je ook even een oogje in het zeil houden.’ Toch weer die controlfreak dus? Lachend: ‘Ja, zo kun je het misschien wel noemen. Vlak voordat een congres of diner begint, kan ik het niet laten nog even gauw de zaal te inspecteren. Ik controleer de tafels nog even en kijk of alles er goed bij staat.’ Maar hij schroomt ook niet om waar nodig even bij te springen. ‘Er zijn altijd een aantal momenten op zo’n dag of avond dat de organisatie wat extra handjes kan gebruiken. Dus ja, ook ik sta wel eens bij de deur. Hands on! Waarom ook niet?!’

De lijst met organisaties, bedrijven en instellingen waarvoor het Groningen Congresbureau opdrachten uitvoert of heeft uitgevoerd is inmiddels ellenlang. Een willekeurige greep:
Ministerie van Justitie
Rijkswaterstaat
Rijkuniversiteit Groningen
Wenkenbach Instituut
Koninklijke Shell
KPN Research
Energy Delta Research Center
Nederlands Huisartsen Genootschap
Nederlandse Museumvereniging
VVD
Nederlandse Vereniging van Psychiatrie
Groninger Museum
UMCG
Energy Valley
Britisch Petroleum
World Health Organisation

Bron: Consigne nummer 3, maart 2011